eDiscovery

Het doel van de toepassing is het efficiënt, volledig en reproduceerbaar doorzoeken van grote hoeveelheden informatie binnen de Microsoft 365-omgeving. Hierdoor kan de gemeente wettelijke verplichtingen, zoals Woo-verzoeken en AVG-verzoeken, zorgvuldiger en sneller uitvoeren. De toepassing ondersteunt medewerkers bij het identificeren van mogelijk relevante informatie, maar neemt geen geautomatiseerde beslissingen over personen. De impact voor betrokkenen bestaat eruit dat hun persoonsgegevens onderdeel kunnen zijn van zoekopdrachten wanneer dit noodz...

De inzet van eDiscovery vindt uitsluitend plaats na beoordeling door bevoegde medewerkers. Vooraf wordt vastgesteld of het gebruik noodzakelijk en proportioneel is voor het betreffende proces of onderzoek. De zoekopdrachten worden opgesteld, beoordeeld en uitgevoerd door geautoriseerde medewerkers. De resultaten worden vervolgens geïnterpreteerd en gecontroleerd door meerdere betrokken functionarissen. De toepassing doet geen bindend...

De toepassing kan verschillende categorieën informatie verwerken die aanwezig zijn binnen de Microsoft 365-omgeving van de gemeente. Het gaat bijvoorbeeld om e-mails, documenten, chatberichten, vergadergegevens en bijbehorende metadata. De exacte gegevens die worden doorzocht zijn afhankelijk van het proces waarvoor de toepassing wordt ingezet en de gebruikte zoekopdracht. Indien noodzakelijk kunnen hierin ook persoonsgegevens van medewerkers, inwoners, ondernemers of andere betrokkenen voorkomen. Er worden uits...